Działalność gospodarcza - koszty, dofinansowanie, oszczędności

Koszt działalności gospodarczej jest istotnym elementem, który trzeba wziąć pod uwagę przy ustalaniu rentowności przedsięwzięcia biznesowego. Sprawdź, jakie opłaty musisz uwzględnić przy otworzeniu firmy, jak je zmniejszyć i uzyskać dofinansowanie.

Koszt działalności gospodarczej – pierwsza działalność

Zamierzasz założyć firmę, ale wahasz się ze względu na koszty, jakie będziesz musiał ponieść z tego tytułu? Niesłusznie, bo jeśli to twoja pierwsza działalność, albo nie prowadziłeś żadnej od dłuższego czasu, możesz liczyć na początek na dogodne warunki finansowe, które pozwolą ci na rozwinięcia skrzydeł w biznesie.

Porównanie dochodów pracy na etacie z korzyściami finansowymi, jakie daje prowadzenia jednoosobowej firmy, można sprawdzić poprzez kalkulator samozatrudnienia, dostępny on-line. Wpisujesz się do niego twój dochód netto np. z faktury. Od tego program do obliczania odejmuje kwotę należnego podatku oraz składkę ZUS. Możesz w ten sposób sprawdzić, ile de facto zostanie miesięcznie na twoim koncie, bo odliczeniu głównych kosztów firmowych.

Zalet samozatrudnienia jest wiele, mimo obciążeń z tytułu prowadzenia działalności, które trzeba ponieść. Jednak gdybyś pracował na etacie, też pewne kwoty byłyby odliczane od twojego wynagrodzenia, z tą tylko różnicą, że za to byłby odpowiedzialny pracodawca. Ponadto pracując dla kogoś, wysokość twojej pensji jest limitowana, natomiast we własnej firmie nie ma górnej granicy twojego dochodu.

Samo otworzenie firmy jest bezpłatne, a nawet w niektórych przypadkach możesz dostać jeszcze premię, jeśli skorzystasz przy tym z usług bankowych. Taka oferta zazwyczaj obejmuje rejestrację w CEIDG za pomocą profilu zaufanego, uwierzytelnionego logowaniem do danego banku i założeniem konta firmowego. W ten sposób masz formalności z głowy i niewielką kwotę w nagrodę na koncie.

Ile kosztuje założenie firmy? Opłaty obowiązkowe

Przy otwieraniu firmy musisz się liczyć z koniecznością rejestracji w ZUS, wyborze formy opodatkowania oraz zlecenia prowadzenia księgowości. Jeśli to twoja pierwsza firma całkowity koszt, który cię obejmie obowiązkowo nie przekroczy 600 zł, chyba że będziesz potrzebował akcyzy lub innych pozwoleń. W tej kwocie zawiera się 381,81 zł składki zdrowotnej oraz koszt księgowości. Podatek możesz rozliczyć po trzech miesiącach, chyba że zdecydujesz się na VAT.

Bardziej obciążone finansowo są firmy, których nie obejmie Ulga na Start. Poczynając od kolejnego miesiąca od rozpoczęcia prowadzenia działalności, musisz odprowadzać składkę ZUS, której pełna kwota w 2021 roku wynosi 1457,49 zł.

Jak uzyskać Ulgę na Start dla przedsiębiorców?

Jeśli dopiero rozpoczynasz działalność lub nie prowadziłeś firmy przez pięć lat, możesz liczyć na objęcie tzw. Ulgą na Start, która trwa przez pierwsze sześć miesięcy od założenia. Warto przy tym swoją działalność zarejestrować dopiero drugiego dnia miesiąca, bo okres miesięczny będzie liczony wtedy od kolejnego, a ty zyskasz miesiąc dłuższej z ulgą.

Po upływie sześciu miesięcy prowadzenia nowej działalności gospodarczej możesz liczyć na 24 miesiące Małego ZUS. Składka wynosi wtedy 647,59 zł, więc jest tu istotna różnica w porównaniu z pełną kwotą. Po dwóch latach korzystania z preferencyjnych składek możesz spróbować jeszcze skorzystać z ulgi Mały ZUS plus, jeśli twoje przychody nie przekraczają 120 000 zł rocznie. Generalnie preferencyjne warunki dla nowych firm mogą trwać nawet do 36 miesięcy, ale musisz od tego czasu odliczyć 24 miesiące Małego ZUS.

Koszt prowadzenia firmy – obowiązki podatkowe 

Kolejnej opłaty, której nie unikniesz osiągając dochód, jest zobowiązanie wobec urzędu podatkowego. Można go realizować miesięcznie lub kwartalnie, co jest lepszym wyjściem ze względu na większą szansę na wygenerowanie kosztów pozyskania przychodów, które go zmniejszą, a tym samym kwotę podatku.

Suma podatków jest zależna od twojego dochodu oraz od wybranej przez ciebie formy rozliczania się z urzędem. Deklarując zasady ogólne, płacisz 19 proc. podatku od dochodu, ale jeśli dodatkowo wejdziesz na VAT, zapłacisz dodatkowe 23 proc., od towarów lub usług sprzedawanych klientowi. Można uniknąć obowiązku bycia płatnikiem VAT, jeśli spełnisz pewne warunki przedmiotowe lub podmiotowe, choć w niektórych przypadkach jest to też korzystne. Jeśli kupujesz dużo drogiego sprzętu, VAT, który będzie doliczony do twojej faktury, zostanie odliczony do twoich zobowiązań i jeśli będzie nadpłacony, nie będziesz musiał już sam go płacić. O szczegółach wyboru zasad opodatkowania oraz VAT warto porozmawiać z osobą z księgowości, która przeanalizuje twoją sytuację i podpowie, co będzie najkorzystniejsze.

Koszty księgowe w prowadzeniu działalności

Prowadzenie rachunków to kluczowa sprawa w utrzymaniu finansowego porządku w firmie. Mało kto decyduje się na samodzielną księgowość, więc tutaj musisz się liczyć z kosztem w przedziale 100-250 zł miesięcznie za rozliczanie twoich faktur oraz podatku, a w przypadku VAT przygotowywania raportów. Współpracując z profesjonalnym biurem, możesz liczyć na reprezentacje ciebie w ZUS i w urzędzie podatkowym oraz doradztwo w zakresie odpisów od dochodu.

Koszty pośrednie prowadzenia działalności gospodarczej

Prócz obowiązkowych opłatach związanych ze sprawami formalnymi, prowadzenie firmy wiąże się z innymi kosztami, które zależą od profilu działalności. Zazwyczaj jedna z wyższych kwot odnosi się do czynszu za wynajem lokalu, jeśli nie posiadasz własnego. Niezależnie czy wynajmujesz biuro, magazyn czy halę, przygotuj się, że miesięczny koszt będzie wysoki. Do jeszcze tego dochodzą opłaty eksploatacyjne, takie jak prąd, woda czy ogrzewanie. W razie konieczności malowania czy ogólnie wyposażenia i adaptacji lokalu do potrzeb działalności będzie to jednorazowy wydatek, ale znaczny.

Jeśli twoja działalność obejmuje np. handel, kolejny koszt to zaopatrzenie się w asortyment do sprzedaży. Wiele hurtowni daje odroczony termin płatności, ale w przyszłości, nawet jeśli nie sprzedasz towaru, będziesz musiał za niego zapłacić. W przypadku usług niewykluczone, że będziesz musiał zapłacić za wyposażenie się w odpowiednie narzędzia, niezbędne do wykonywania działalności, choćby to miał być tylko komputer czy telefon z abonamentem oraz dostęp do sieci.

Koszt zatrudnienia pracownika jest wysoki, więc często zniechęca to właścicieli nowych firm. Wybierają samodzielne wykonywanie wielu obowiązków do czasu, aż dochody firmy pozwolą na zatrudnienie kogoś do pomocy.

Leasing samochodu lub maszyn oraz kredyty na zakup towaru powodują konieczność spłat rat miesięcznych i trzeba to również uwzględnić w kosztach. Jeżeli jest to możliwe, warto poszukać innego źródła finansowania działalności gospodarczej niż kredyt bankowy, bo jest to duże zobowiązanie i większe ryzyko bankructwa, w razie utraty płynności finansowej.

Bieżące koszty prowadzenia firmy

Jeśli twoja firma zaczyna się rozkręcać i przynosić dochód, to na co dzień też ponosisz wydatki, np. za paliwo i ewentualne naprawy auta. Jeśli wynajmujesz lokal, być może płacisz za sprzątanie biura i zakup środków czystości. Może się pojawić konieczność wyjazdów firmowych do klientów i noclegów w hotelach. Jeśli sprzedajesz produkty, musisz na bieżąco dbać o uzupełnienie swojej oferty. Twoja działalność nie będzie się też sama rozwijać, więc powinieneś w nią inwestować, co również jest kosztem prowadzenia firmy. Tutaj znaczne kwoty możesz przeznaczyć na reklamę i marketing oraz szkolenia i audyty.

Będzie się pojawiać wiele bieżących wydatków i choć mogą być to drobne zakupy jak papier do drukarki, to sumując wszystko w skali miesiąca, może wyjść pokaźny rachunek. Na szczęście wiele z tych kosztów, można odliczyć od dochodu.

Oszczędność kosztów w prowadzeniu działalności gospodarczej

Jeżeli masz dobry pomysł na biznes i według twoich wyliczeń, będzie on rentowny, nie warto zniechęcać się potencjalnym kosztem prowadzenia działalności. W żadnej wykonywanej pracy nie unikniesz podatków ani składek. Poza tym istnieje wiele metod, które wykorzystują przedsiębiorcy, by zaoszczędzić na kosztach prowadzenia firmy. Wpierw, zanim nie zacznie przynosić większych dochodów, a potem by móc inwestować w rozwój.

Jednym z pomysłów zmniejszenia kosztów jest wynajęcie wirtualnego biura. Dzięki tej opcji będziesz płacił tylko za czas, w którym realnie potrzebujesz przestrzeni biznesowej. Możesz tam spotkać się z klientem lub zorganizować szkolenie, ale nie musisz płacić czynszu i ani za eksploatację za pełny miesiąc.

W przypadku usług internetowych wiele osób decyduje się na rejestrację firmy na adres domowy, bo firma i tak działa tylko w sieci, więc nie ma sensu wydawać pieniędzy na wynajem. Początkujący przedsiębiorcy rezygnują też z zatrudniania pracowników, nawet jeśli są potrzebni, bo ich koszt jest wysoki. Właściciel woli nieraz sam stanąć za ladą i zająć się dostawą lub wykonywać szereg innych obowiązków, by nie narażać się na zbyt duże wydatki na początku.

Rezygnacja np. z leasingu samochodu firmowego też pozwoli zaoszczędzić, zwłaszcza jeśli wciągniesz w majątek firmowy swój prywatny samochód. Dzięki temu część kosztów za paliwo oraz naprawy będziesz mógł odpisać sobie od dochodu.

Obniżanie podatków to najmocniejsze źródło oszczędności. Im większy jest twój dochód, tym większy podatek musisz odprowadzić, ale jeśli będziesz miał dużo kosztów uzyskania przychodu, to zapłacisz mały podatek lub czasem wcale. Dlatego warto gromadzić wszystkie faktury, które odnoszą się do zakupów dla firmy. Jeśli masz wątpliwości, czy możesz daną rzecz, czy usługę zaliczyć do wydatków firmowych, twoja księgowości rozwieje twoje wątpliwości, a czasem poszuka sposobu, by wciągnąć coś w koszty.

Przede wszystkim odlicza się od przychodu:

• paliwo,
• naprawę samochodu firmowego,
• składkę zdrowotną,
• księgowość,
• opłatę za prowadzenie konta w banku.

Odpiszesz też koszty związane z zakupem sprzętu, który jest powiązany z twoją działalnością. W praktyce laptop czy telefonu pasuje do każdego rodzaju biznesu, a do tego możesz zaopatrzyć się w niezbędne oprogramowania. Odliczać warto również faktury za materiały edukacyjne powiązane z twoją działalności, abonamenty i oprogramowania, szkolenia i konsulting.

Koszt prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej

Koszt prowadzenia firmy w pojedynkę, czyli samozatrudnienie nie jest wysoki. Nawet osoby, które nie mają wielkich aspiracji do prowadzenia dużego biznesu, decydują się na to, bo jest to wygodne z wielu względów. Można świadczyć usługi wobec wielu podmiotów i samemu decydować o czasie pracy oraz urlopach.

Jeśli chodzi koszt prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, to obowiązkowo obejmuje tylko niezbędne składki, pomniejszone znacznie na sam początek. Jeśli prowadzisz działalność z domu, a faktury rozliczasz samodzielnie np. poprzez aplikację, twoje opłaty firmowe są bardzo niskie. Szczególnie korzystne jest to dla osób świadczących usługi wykonywane przez samych siebie on-line, np. przez freelancerów.

Dofinansowanie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej

Szukanie źródeł finansowania na rozpoczęcia działalności jest skutecznym i popularnym sposobem na start w biznesie. Wbrew pozorom nie jest też trudno uzyskać dotację, np. z urzędu pracy, która pokryje większość kosztów na rozpoczęcie działalności. Najważniejszy warunek to mieć dobry pomysł i napisany biznesplan, który będzie szczegółowo opisywał zamierzenia oraz prognozowane dochodu na najbliższy czas. Prócz tego można też z czasem postarać się o dofinansowanie w celu utworzenia miejsca pracy i przy wsparciu finansowym zatrudnić pracownika. Ta opcja jest zarezerwowana dla działalności, która już jakiś czas istnieje.