Jak otworzyć firmę pod sklep internetowy? Formalności krok po kroku

Chcesz otworzyć swój sklep internetowy, ale nie wiesz od czego zacząć? Dowiedz się wszystkiego, co niezbędne do założenia własnej firmy. Sprawdź formalności kwestie prawne dotyczące sklepów internetowych.

Spis treści:

1. Forma organizacyjna firmy

2. Działalność nierejestrowana

3. Wybór PKD

4. Opodatkowanie

5. VAT

6. Księgowość

7. Kwestie prawne w sklepie internetowym

8. Regulamin sklepu internetowego

9. Rejestr klauzul niedozwolonych w sklepie internetowym

10. Pakiet bezpieczny sklep w RedCart

11. Wybór oprogramowania do sklepu internetowego

12. Oprogramowanie RedCart

13. Firma krok po kroku — podsumowanie

Forma organizacyjna firmy

Wybierz formę organizacyjną i prawną Twojej firmy. Może to być:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza. Wybierz ją, jeśli swoją firmę będziesz prowadzić samodzielnie. Oczywiście masz możliwość zatrudnienia w niej pracowników, jeśli zajdzie taka potrzeba.

• Spółka (np. cywilna, jawna czy z ograniczoną odpowiedzialnością). Wybierz ją, jeśli swoją firmę będziesz prowadzić z inną osobą. Formą prowadzenia działalności, która nie jest dostępna przy prowadzeniu sklepu internetowego, jest spółka partnerska. Dotyczy to tylko osób wykonujących wolne zawody.

Następnie swoją działalność jednoosobową musisz zarejestrować w CEIDG. Jeśli jednak zdecydowałeś się na spółkę, musisz zarejestrować ją w KRS.

Działalność nierejestrowana

Istnieje również możliwość założenia firmy bez rejestracji. Mowa tu o działalności nierejestrowanej. Jest to idealny sposób na przetestowanie swojego pomysłu na firmę. Nie musisz płacić składek do ZUS-u i zgłaszać swojej działalności w Urzędzie Skarbowym. Omijasz także GUS i CEIDG. Jest jednak pewien warunek. Twój miesięczny dochód nie może wynosić więcej niż połowa minimalnej płacy krajowej. W 2022 roku kwota ta to 1505 zł.

Wybór PKD

Najczęściej wybieranym przez sklepy internetowe PKD jest “47.91.Z. - sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej lub Internet.”

Listę wszystkich dostępnych PKD znajdziesz tutaj.

Opodatkowanie

Wybierz formę opodatkowania. Masz do wyboru:

• Ryczałt (Nie każdy biznes może z niego skorzystać. Nie ma tu też możliwości rozliczania kosztów);
• Podatek liniowy (To rozwiązanie jest korzystne dla większych sklepów osiągających duże przychody);
• Opodatkowanie według skali podatków (Korzystne, jeżeli Twój sklep jest mały i nie przekracza określonych limitów przychodów).

Warto swój wybór skonsultować z księgową. Pomoże Ci ona w wyborze najkorzystniejszej dla Ciebie formy opodatkowania.

VAT

Najpóźniej dzień przed planowanym otwarciem sklepu internetowego musisz zgłosić się do Urzędu Skarbowego jako płatnik VAT. Jeżeli Twoje przychody będą niewielkie i nie generujesz dużych kosztów, istnieje możliwość zwolnienia z VAT-u. Warto z tego skorzystać, jeżeli w swoim sklepie będziesz sprzedawać własne wyroby. Jeśli Twój sklep internetowy jest większy i generujesz duże koszty, warto zarejestrować się jako płatnik VAT.

Księgowość

Prowadząc swój sklep, powinieneś posiadać kasę fiskalną. Istnieją jednak pewne wyjątki. W sklepie internetowym możesz zostać zwolniony z tego obowiązku, jeśli spełnisz następujące kryteria:

• Sprzedaż prowadzona jest w formie wysyłkowej; Klient dokonuje zapłaty poprzez płatności internetowe czy pocztę. Z ewidencji i dowodów zapłaty wynika, czego konkretnie dotyczyła zapłata i na czyją rzecz została dokonana.

• Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, możesz prowadzić uproszczoną księgowość w formie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Ewidencja ta obejmuje:

• Przychody ze sprzedaży produktów w sklepie; Wszelkie ponoszone koszty (np. zakup towarów do sklepu, wypłaty dla pracowników);

• Księgę możesz prowadzić również w formie elektronicznej. Przy tej opcji muszą zostać spełnione pewne warunki:

• Masz natychmiastowy dostęp do danych; Możesz wydrukować swoją księgę zgodnie z kolejnością ewidencjonowania; Program, z którego korzystasz, posiada instrukcję obsługi; Dane przechowywane są na chronionym nośniku.

• Spore grono przedsiębiorców prowadzi swoją księgowość, używając arkusza kalkulacyjnego — Excel.

• Posiadając swój sklep internetowy w RedCart masz dostęp do programu Fiskalizator. Pozwala on na wystawianie paragonów z pozycji panelu administracyjnego Twojego sklepu. Posiada też dodatkową funkcję, dzięki której możesz wystawiać również faktury.

Kwestie prawne w sklepie internetowym

W swoim sklepie musisz mieć pewne dokumenty, aby Twoja działalność była zgodna z prawem. Te dokumenty to:

• Regulamin sklepu internetowego;
• Polityka prywatności (cookies);
• Ochrona danych osobowych (RODO);
• Certyfikat SSL.

Regulamin sklepu internetowego

Regulamin sklepu internetowego jest zbiorem informacji na temat Twojego sklepu. Zawiera warunki i zasady sprzedaży oraz prawa konsumentów. W Twoim sklepie powinna znaleźć się informacja, gdzie można znaleźć regulamin. Jeśli nie znasz dobrze prawa albo nie masz czasu na napisanie regulaminu, wybierz się do prawnika. Napisze on dla Ciebie unikalny regulamin zgodny z obowiązującym prawem. Warto wiedzieć, że skopiowanie cudzego regulaminu wiąże się z naruszeniem praw autorskich.

Jakie zapisy powinny znaleźć się w regulaminie?

Postanowienia ogólne — Umieść tu dane swojej firmy lub dane osobowe, jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną. Definicje — Wyjaśnij wszystkie definicje, których używasz w regulaminie (np. zamówienie, klient); Opis produktów – ogólna charakterystyka sprzedawanych przez Ciebie produktów/usług;

1. Zasady korzystania ze sklepu internetowego.

Czy do zrobienia zakupów klient musi mieć założone konto w sklepie? Czy zamówienie można złożyć tylko w sklepie? Czy jest inny sposób np. przez telefon? Zgoda klienta na przesłanie mu informacji o zamówieniu drogą elektroniczną. Informacja o czasie realizacji zamówienia.

2. Metody płatności w sklepie.

Przelew bankowy, BLIK czy płatność za pobraniem.

3. Rodzaje dostaw i ich koszty.

Gdzie realizowane są dostawy? Czy tylko na terenie Polski, czy również za granicę? Jakie są koszty wysyłki? Czy klient płaci za wysyłkę? Jeśli możliwa jest darmowa wysyłka to jakie są jej warunki? Jakie sposoby wysyłki można wybrać? (poczta polska, paczkomaty czy kurier).

4. Zwroty w sklepie internetowym.

W jakim terminie klient może zwrócić towar? (Przeważnie jest to 14 dni roboczych). Co musi zrobić klient, aby dokonać zwrotu? (Wypełnić formularz i przesłać go mailem czy załączyć do przesyłki?) Jak zapakować towar do zwrotu? Kto opłaca wysyłkę zwracanego produktu? W jaki sposób zostaną oddane pieniądze? W jakim czasie?

Warto załączyć wzór odstąpienia od umowy w swoim sklepie internetowym, aby ułatwić klientom cały proces.

5. Reklamacje. Jakie warunki trzeba spełnić, aby z niej skorzystać?

Kiedy klient może złożyć reklamację? (produkt jest niezgodny z umową lub ma wady fizyczne); Podstawa prawna składania reklamacji. Czyli “ustawa z dnia 27 lipca 2002 r. o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej oraz o zmianie Kodeksu cywilnego”. Jak można dokonać reklamacji? (napisać ją samemu, czy wykorzystać udostępniony na stronie formularz/wzór); Ile czasu ma Twoja firma na rozpatrzenie reklamacji?

6. Ochrona danych osobowych — RODO

W regulaminie musi znaleźć się też informacja o tym, w jaki sposób przetwarzasz dane swoich klientów. Musisz zawrzeć w nim informacje takie jak:

Kto jest administratorem danych osobowych; W jakim zakresie są przetwarzane dane klientów; W jakim celu są przetwarzane dane; Komu udostępniane są zdobyte dane; Informacja o tym, przez jaki okres przetwarzane są zebrane dane; Zabezpieczenia ograniczające ryzyko wycieku danych; Jakie prawa wynikające z RODO przysługują klientom? (np. prawo dostępu do danych);

7. Polityka prywatności (cookies)

Informacja o sposobie i celu przetwarzania danych osobowych klientów oraz plików cookies.

8. Certyfikat SSL

Certyfikat SSL zapewnia ochronę danych podczas zakupów w sklepie internetowym”. Dzięki temu są one poufne. Przez to uznaje się je za zaufane przez wszystkie popularne przeglądarki internetowe. Jeśli masz certyfikat SSL, znacznie podniesiesz poczucie bezpieczeństwa i swoją wiarygodność w oczach klienta. Jego posiadanie wpływa również pozytywnie na pozycję sklepu w wynikach wyszukiwania Google.

9. Postanowienia końcowe

W postanowieniach końcowych zazwyczaj umieszcza się następującą formułkę:

” W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu Cywilnego oraz przepisy Ustawy o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej, oraz zmianie Kodeksu cywilnego z dnia 18 lipca 2002 roku (Dz. U. 2001 Nr 144 poz. 1204) przepisy ustawy o prawach konsumenta z dnia 30 maja 2014 r. (Dz.U. 2014 r. poz. 827 ze zm.); oraz inne właściwe przepisy powszechnie obowiązującego prawa”.

Rejestr klauzul niedozwolonych w sklepie internetowym

Rejestr mieści się na stronie Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Wpisywane są do niego postanowienia uznane za niedozwolone przez Sąd UOKiK. W przypadku sklepów internetowych w rejestrze mieszczą się zapisy o reklamacji i zwrocie towarów. Za naruszenie reguł ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów otrzymasz karę pieniężną. Maksymalna wysokość kary wynosi 10% obrotu osiągniętego w poprzednim roku rozliczeniowym.

Całą listę klauzul niedozwolonych znajdziesz na stronie UOKiK www.rejestr.uokik.gov.pl

Pakiet bezpieczny sklep w RedCart

Zakładając swój sklep internetowy na platformie RedCart, możesz skorzystać z pakietu bezpieczny sklep. W skład tego pakietu wchodzi:

Regulamin sklepu internetowego, który jest zgodny z najnowszą ustawą. Możesz go też zamówić w pakiecie gotowy sklep i otrzymać dodatkowe korzyści takie jak np. 12-miesięczny monitoring i opieka prawna nad regulaminem.

• Klauzule niedozwolone;
• Kompletny pakiet dokumentów GIODO;
• Certyfikat SSL, czyli bezpieczeństwo danych podczas transakcji w sklepie internetowym;

Wybór oprogramowania do sklepu internetowego

Praktycznie wszystkie formalności masz już za sobą. Teraz pozostaje Ci wybrać oprogramowanie sklepu internetowego. Masz do wyboru 3 opcje, każda z nich wymaga przede wszystkim innego nakładu finansowego. Poznaj je wszystkie i zdecyduj, która z nich jest najbardziej odpowiednia dla Ciebie i Twojej firmy.

• Oprogramowanie OpenSource – korzystne, gdy masz duży budżet i planujesz mocno się rozwijać; 

• Oprogramowanie SaaS — gdy decydujesz się na to oprogramowanie, koszty wejścia są dużo mniejsze w porównaniu z innymi rozwiązaniami. Przez cały okres prowadzenia sklepu płacisz niski abonament. Posiadasz wsparcie techniczne na każdym etapie Tworzenia i prowadzenia swojego sklepu internetowego. Gotowy sklep internetowy jest idealnym rozwiązaniem, jeśli jesteś nowy w branży i zakładasz swój pierwszy sklep. (np. Oprogramowanie RedCart).

• Dedykowany sklep internetowy – jest to najdroższa opcja ze wszystkich tu wymienionych. Zbudowanie sklepu od podstaw zabiera też bardzo dużo czasu. Najczęściej wymaga również obsługi przez firmę zewnętrzną lub informatyka. Plusem takiego rozwiązania jest to, że Twój sklep jest dokładnie taki, jakiego chciałeś. (W ramach pakietów dedykowanych w RedCart specjaliści stworzą dla Ciebie sklep zgodnie ze wszystkimi potrzebami).

Oprogramowanie w RedCart

Oprogramowanie, które oferujemy w RedCart, jest oprogramowaniem typu SaaS. Rozwiązanie to polega to na dzierżawie oprogramowania na naszej stronie internetowej. W ramach atrakcyjnej ceny otrzymujesz gotowy, w pełni funkcjonalny sklep. Nasi specjaliści są gotowi nieść Ci pomoc i dać wsparcie na każdym etapie prowadzenia Twojej firmy.

Oprogramowanie w RedCart to nie tylko doskonały sklep internetowy. Oferujemy również szereg dodatkowych możliwości takich jak np.:

• Integracja z Allegro, która pozwala na sprzedaż Twoich produktów również na tym portalu;

• Wersja mobilna RWD Twojego sklepu sprawia, że Twoi klienci bez problemu zrobią u Ciebie zakupy, korzystając ze swojego smartfona;

• Dedykowana grafika, która wyróżni Cię na tle innych, konkurencyjnych sklepów;

• Marketing. Dzięki działaniom marketingowym Twój sklep będzie pozycjonował się w wyszukiwarce na wybrane słowa kluczowe. Wbudowane narzędzia SEO pozwolą Ci na poprawienie widoczności Twojego sklepu w Google. Możesz również stworzyć blog w obrębie swojego sklepu i dzielić się ze swoimi potencjalnymi klientami swoją wiedzą i doświadczeniem;

• Integracja z hurtowniami. Gotowa integracja oferuje współpracę w modelu dropshipping z wieloma różnymi hurtowniami;

Zalet oprogramowania SaaS jest wiele. Są to między innymi:

• Szybkie wdrożenie;
• Wiele przydatnych narzędzi w standardzie;
• Bezpieczeństwo;
• Wsparcie na każdym etapie prowadzenia działalności;

Firma krok po kroku — podsumowanie

Po przeczytaniu powyższego artykułu na pewno wiesz już, od czego zacząć i jak założyć swoją firmę krok po kroku.

Podsumowując:

• Załóż swoją firmę;
• Wybierz PKD;
• Wybierz formę opodatkowania;
• Jeśli to konieczne, zgłoś się jako płatnik VAT;
• Zdecyduj, w jaki sposób będziesz prowadzić księgowość w swojej firmie;
• Pamiętaj o regulaminie sklepu internetowego i wszystkich jego elementach takich jak zwroty czy reklamacje;
• Zadbaj o bezpieczeństwo. Pamiętaj o polityce prywatności, RODO czy certyfikacie SSL;
• Sprawdź również rejestr klauzul niedozwolonych na stronie internetowej UOKiK. Wybierz oprogramowanie swojego sklepu.
• Do wyboru masz oprogramowanie OpenSource, SaaS, które oferujemy w RedCart oraz dedykowany sklep internetowy.

Dzięki posiadaniu swojego sklepu internetowego w RedCart znacznie ułatwisz sobie wszystkie formalności. Wiele rzeczy, których potrzebujesz, znajdziesz w pakietach oferowanych na naszej platformie.