Analiza SWOT - czym jest, kiedy się ją stosuje i jak ją wykonać?

Analiza SWOT jest uniwersalną metodą porządkowania wiedzy na temat danego przedsiębiorstwa, instytucji, projektu lub inwestycji. Jest niezbędnym krokiem w pisaniu biznesplanu oraz we wdrażaniu nowych strategii w firmie. Kiedy jeszcze warto ją stosować?

Analiza SWOT – co to znaczy?

Fraza SWOT to akronim utworzony z czterech czynników, które poddaje się procesowi analizy. Są to Siła (Strength), Słabość (Weakness), Szanse (Opportunities), Zagrożenia (Threats). Te krótkie hasła kryją w sobie duże pokłady możliwości opisania sytuacji obecnej i przewidzenia przyszłej według różnych scenariuszy.

Każda składowa analizy SWOT ma taką samą wagę i musi zostać szczegółowo opracowana. Nie robi się tego opisowo, należy po prostu wyłonić kluczowe zagadnienia, na których oprze się późniejsza strategia rozwoju. Możesz w ten sposób odkryć, w którym momencie znajduje się twoje przedsięwzięcie, a w którym może się znaleźć w wariancie optymistycznym i pesymistycznym. Wskazuje też jakie elementy obecne w firmie czy instytucji aktualnie mogą wpłynąć na jedną z tych alternatyw.

Analiza SWOT jest przydatnym narzędziem, stosowanym po to, aby zyskać szersze spojrzenie na sytuację i wybrać właściwą drogę rozwoju. Można ją przeprowadzić samemu, ale w przypadku firmy wieloosobowej preferowana jest praca zespołowa. W tym narzędziu strategicznym najważniejsze jest realne spojrzenie na sytuację i ubranie tego w słowa. Obraz, który wyłoni się podczas burzy mózgów, może wskazać wiele niedostrzeżonych wcześniej elementów.

Kiedy stosuje się analizę SWOT?

Analiza SWOT ze względu na prostotę oraz kompletność jest narzędziem chętnie wykorzystywanym w wyznaczaniu strategii rozwoju przedsiębiorstw i instytucji. Może też być konieczna, gdy zauważysz niepokojące sygnały w swoich projektach. Wnioski ze SWOT są dobrym punktem do zmian paradygmatu firmy oraz zyskania świadomości na temat jej sytuacji zewnętrznej i wewnętrznej.

Analizy SWOT możesz użyć, tworząc:

Zebrane dane pozwalają zebrać komplet informacji i podjąć optymalne decyzje.

Analizę SWOT wykonuje się też podczas pisania biznesplanu i często jest wymagana w staraniu się o dotacje dla firmy. Może być również częścią wiedzy o samym sobie - wykonuje się wtedy SWOT osobowości. Dzięki świadomości mocnych i słabych stron oraz poznając warunki zewnętrzne, można łatwiej odnieść sukces zawodowy.

Jak wykonać analizę SWOT?

Analizę wykonuje się opisowo w tabeli podzielonej na cztery ćwiartki. Każda z nich obejmuje któryś z elementów SWOT. Jeśli chodzi o kolejność wypełniania pól, można podejść do zagadnienia w różny sposób. Właściwe wyciągnięcie różnych wniosków i tak musi opierać się na powiązaniu elementów, więc dopóki wszystko nie zostanie opisane, nie ma mowy o pójściu dalej.

Jeśli któryś z czynników, które dostrzegasz w swojej działalności, nie da się zaklasyfikować do żadnej z kategorii SWOT, po prostu go pomijasz.

Metoda gromadzenia danych do analizy SWOT

Sam proces analizy danych SWOT może pójść prościej, jeśli spojrzysz na do zagadnienia w następujący sposób:

Najlepiej stosować każde z tych ujęć, ale nie można ich mieszać, musi zostać zachowana konsekwencja i porządek. Pełny obraz wyłoni się dopiero po ujawnieniu wzajemnych powiązań, czyli możliwości niwelowania zagrożeń i wzmacnianiu szans dzięki twoim silnym stronom oraz przeciwnie – zwiększenie zagrożenia i niwelowanie szans przez twoje słabe strony.

Po dokładnym opisaniu wszystkich czynników analizy możesz dodatkowo opatrzyć je punktacją np. 1-10. Da ci to jeszcze lepsze podstawy do wyciągania wniosków. Ponieważ analiza SWOT to myślenie strategiczne, końcowy etap to tworzenie scenariuszy, których będziesz mógł użyć do rozwoju i usuwania niebezpieczeństw dla twoich przedsięwzięć.

Trudności w opisywaniu czynników w analizie SWOT

Zazwyczaj analizę SWOT wykonujesz sam, ale może to nieść ryzyko braku obiektywizmu. Nawet jeśli podejdziesz uczciwie do tematu, czasem może zabraknąć pewnych kompetencji, którą posiada inny członek zespołu. Dlatego warto analizę SWOT robić w grupie, która została wprowadzona w szczegółowe zagadnienia opisywanego przedsięwzięcia. Pozwala to na szersze ujęcie tematu, dodania różnych punktów widzenia oraz interesujących aspektów.

Kolejnym wyzwaniem jest ocenianiem w skali tego, co jest trudno mierzalne. Tak jest w przypadku określenia np. stopnia innowacyjności firmy czy podobnych. W większości przypadków najlepiej działa porównanie się względem konkurencji, natomiast zawsze będą to tylko dane szacunkowe. Inną metodą pomocniczą jest szukanie punktów odniesienia w historii firmy, czyli zadajesz pytanie, gdzie byłeś rok temu, a gdzie jesteś teraz. Ostatnie normatywne podejście zakłada porównanie stanu faktycznego firmy z pożądanym.

Analiza danych z tabeli SWOT

Zestawienie czynników w czterodzielnej macierzy SWOT da bardzo przejrzysty wgląd w twoją sytuację. Tradycyjnie tabelę po wypełnieniu odczytujemy wertykalnie, bo w lewej połowie mieszczą się czynniki pozytywne: mocne strony i szanse. Następnie włączamy do rozważań słabe strony oraz zagrożenia, znajdujące się w prawej części tabeli.

Odwrócona kolejność analizowania SWOT

Są zwolennicy odwrotnej kolejności analizy SWOT, w której daje się pierwszeństwo aspektom negatywnym, by przeciwdziałać tendencji przedsiębiorców do zbytniego optymizmu i myślenia życzeniowego. Można wtedy uczciwe dostrzec to, co się może negatywnego wydarzyć, jeśli słabe strony i zagrożenia z zewnątrz sprzęgną się ze sobą. Takie twarde stąpanie po ziemi być może uchroni firmę przed kłopotami.

Analiza SWOT - przykład w branżach usługowych

Przykłady mocnych i słabych stron firmy oraz jej szans i zagrożeń zależą w dużym stopniu od branży, ale pewne elementy w SWOT mogą się pokrywać. Jeśli występują ogólne negatywne warunki, jak kryzys i wzrost cen towarów, to takie zagrożenie będzie można wskazać wszędzie, tylko z różnym nasileniem. W branżach usługowych można podać ogólne przykłady analizy SWOT:

1. Mocne strony firmy – doświadczenie w branży, wykwalifikowani pracownicy oraz ich brak rotacji, lokalizacja, innowacyjny produkt, dobre ceny, zgrany zespół, popyt na oferowane produkty lub usługi, elastyczność.

2. Słabe strony firmy – wysokie koszty eksploatacji, amortyzacji, niezadowoleni i nielojalni pracownicy, brak kompetencji, brak kultury organizacyjnej, niska jakość oferowanych produktów lub usług, umiejętność poprawnej obsługi klienta.

3. Szanse – zwiększający się popyt na oferowane produkty, możliwość rozszerzenia oferty, przyciągnięcia dobrej kadry do przedsiębiorstwa.

4. Zagrożenia – wzrastająca konkurencja, strata klientów, sezonowość oferty, brak popytu.

Bardziej szczegółowe dane analizy SWOT np. dla branży kosmetycznej mogą wyglądać następująco:

1. Mocne strony – uprzejma obsługa, zdobyte certyfikaty, przystępne ceny, nowoczesny sprzęt

2. Słabe strony – za mało pracowników, stare urządzenia, kiepska lokalizacja

3. Szanse – kobiety lubią zabiegi kosmetyczne, zadowolone klientki polecają salon znajomym

4. Zagrożenia – atrakcyjna oferta konkurencyjnych salonów, niezadowolenie klientek i tracenie ich.

Analiza SWOT instytucji niekomercyjnych

Przykładem SWOT w edukacji mogą być mocny strony, takie jak: silna kadra nauczycielska i dobrze wyposażone sale, słabe strony to brak zaangażowania uczniów i ich rodziców w proces kształcenia, szanse to przyciąganie do szkoły zdolnych uczniów, natomiast zagrożenia to obniżenie ogólnego poziomu osiągnięć uczniów. Wiele słabych stron i zagrożeń bierze się tutaj z ogólnych warunków społecznych, jak niski poziom materialny rodzin czy aprobowanie negatywnych zachowań uczniów przez rodziców. Dlatego analiza SWOT szkoły jest oparta o szerszy kontekst.